Gå direkt till innehåll
Logga fossilbränslefria kommuner

Marknadsundersökning som underlag för hållbarhetskrav i upphandling

Arbetsmetod i Helsingborg: Kommunen har arbetat kontinuerligt med marknadsundersökningar som ett sätt att formulera allt skarpare krav på hållbarhet vid upphandling. I det här exemplet tittar vi närmare på hur projektenheten i Helsingborgs stad har använt sig av en intervju-baserad marknadsundersökning för att ställa krav på fossilfria transporter och arbetsmaskiner vid entreprenad.

Projektenheten i Helsingborgs stad är en del av stadsbyggnadsförvaltningen och ansvarar för genomförandeprocessen av beslutade investeringsprojekt. Enheten agerar beställare och projektledare vid utbyggnad av stadens offentliga rum såsom gator, torg, parker och exploateringsområden. De leder även en del VA-projekt.

Helsingborgs stad hade sedan tidigare standardiserade mallar för att ställa hållbarhetskrav i entreprenader, men man såg en nytta i att uppdatera dessa för att bättre passa just projektenhetens verksamhet. I ett samarbete mellan stadsbyggnadsförvaltningen, miljöförvaltningen och inköpsenheten gjordes därför en bred kartläggning av såväl projektenhetens behov som marknadens förutsättningar.

Arbetet steg för steg

  1. Identifiera de vanligaste behoven. Här ringade projektenheten in det mindre anläggningsprojektet, VA-projektet och det större stadsförnyelseprojektet som tre typiska uppdrag. Tillsammans representerar dessa den bredd av anläggningsprojekt som enheten driver.

  2. Intervjuer med externa aktörer. Motsvarande typer av projekt identifierades sedan bland då pågående anläggningsarbeten i kommunen. Genom intervjuer med entreprenörer, maskinuthyrare och åkerier gjorde enheten en inventering av maskin- och transportbehov som gav svar på hur arbetsmaskiner och fordon används, vilka drivmedel de körs på och hur möjligheten att ställa om till fossilfria alternativ ser ut i praktiken.

  3. Finjustera kravformuleringar. Med det nya underlag som samlats in genom intervjuerna i steg 2 kunde krav i befintliga mallar uppdateras och anpassas efter projektenhetens vanligast förekommande uppdrag.

Olika modeller för anpassade krav

Syftet med att göra en marknadsundersökning som underlag för kravmallar eller inför en specifik upphandling har i huvudsak varit att driva på aktuella branschers omställning till fossilfritt. Samtidigt får kravformuleringarna inte vara skarpare än att det är möjligt för entreprenörerna att leva upp till dem. Helsingborgs stad har tillämpat två olika modeller för att anpassa sina krav efter marknadens mognad.

”Vi vill ställa krav som både små och stora aktörer har möjlighet att leva upp till. Vi upplever att det finns en stor vilja att bli fossilfria, men att företag har kommit olika långt.”

Kristina Fägerskiöld, hållbarhetsstrateg i Helsingborgs stad

I ett antal entreprenadupphandlingar har kommunen valt att ställa krav på fossilbränslefria fordon och batteridrivna handmaskiner enligt en trappstegsmodell. Här är kontraktsvillkoren formulerade så att hållbarhetskraven skärps löpande under avtalstiden. I en upphandling ställdes exempelvis krav på att entreprenören vid avtalsstart skulle ha minst 40 procent batteridrivna handmaskiner. Efter två år skulle andelen vara uppe i minst 60 procent och efter fyra år minst 80 procent. Genom att ställa kravet på detta sätt får entreprenören själv möjlighet att avgöra vilka handmaskiner som är bäst lämpade att byta ut mot fossilfria alternativ.

Vid upphandling av flyttjänster pekade marknadsundersökningen på att branschen inte var tillräckligt mogen för skarpa krav på fossilfritt av det slag som dittills använts för bygg- och anläggningsentreprenader. Helsingborgs stad valde därför att erbjuda en fast ersättning och använda sig av en utvärderingsmodell där den anbudsgivare som kunde uppnå högst andel fossilfritt vann upphandlingen. Resultatet blev att man kunde upphandla flyttjänster med fordon som kör på 100% biogas.

Uppföljning är A och O

Även om marknadsundersökningen ska ha visat på vilken grad av fossilfritt som är möjlig för entreprenörerna att uppnå bör deras uppfyllande av kraven alltid följas upp. Detta är viktigt för att kommunen ska bidra till sund konkurrens och faktiskt få det man har beställt.

I vårt exempel från projektenheten lärde man sig att det kan vara bra att fundera över uppföljningen redan tidigt i processen. Vid entreprenader kan kravuppfyllelse kontrolleras på flera sätt, exempelvis genom fordonsförteckningar, fakturaunderlag, kontroll gentemot Transportstyrelsens fordonsregister eller stickprov med provtagning av drivmedel direkt från tank. Vilka metoder för uppföljning som var lämpliga blev en avvägning mellan vilka underlag entreprenörerna kunde få fram och vilka möjligheter projektledarna hade att samla in och kontrollera dessa.

Fyra snabba

  • Fråga rätt personer. Ta er tid att identifiera vilka yrkespersoner hos de förväntade anbudsgivarna som är bäst lämpade att svara på era frågor.

  • Prioritera viktigt och lätt att genomföra. Fokusera kravställningen på de åtgärder där ni ser störst potential för utsläppsminskningar och som entreprenörerna kan realisera med relativt enkla medel.

  • Lyssna lagom mycket. Våga trots allt ställa krav på sådant som entreprenörerna har varit tveksamma till under marknadsundersökningen. Lite skarpare krav har fungerat som en morot i samband med upphandling.

  • Prata med grannkommunerna. Det är mycket lättare för entreprenörerna att ställa om när hållbarhetskraven är på samma eller liknande nivå i flera kommuner. Samverka gärna med kommuner i närområdet eller regionen.

Verktyg

Här finns de verktyg som använts för att genomföra arbetsmetoden.

Relaterade verktyg

Annat relaterat material