Förbättra förutsättningarna att genomföra webbmöten
Arbetsmetod i Höör: Digitala möten är självklart idag. Men redan 2019 utrustade Höör det största mötesrummet i kommunhuset med webbmötesutrustning efter ett noggrant förarbete. När pandemin slog till var det enkelt att gå vidare och utrusta resten av mötesrummen.
Framgångsfaktorer
- Låt inte en ensam person vara ansvarig för att det fungerar. Slut avtal om service och support så att det går att få hjälp snabbt om något strular.
- Gör det så enkelt som möjligt att göra rätt. Ta fram en lathund för hur utrustningen fungerar.
- För dialog med IT-ansvariga om att program som behövs, till exempel för att ljudet ska fungera, ingår i grundutbudet på allas datorer och inte behöver beställas separat.
- Analysera era behov. Behövs det samma utrustning i alla rum? För att digitala möten ska kunna fungera är det inte bara webbmötesutrustningen som är avgörande. Det är lika viktigt att kunna boka mindre rum att hålla möten i utan att störa kollegor.
- Investeringen lönar sig. Kostnaden för inköp av en webbmötesutrustning motsvarar ungefär kostnaden för 2-3 resor med tåg tur och retur Höör-Stockholm med 2-3 hotellnätter.
Viktiga steg i processen
- Dialog har förts med kommunens IT-bolag för att utrustning med rätt förutsättningar och prestanda skulle kunna köpas in och att alla var överens om ansvarsfördelningen.
- Information om att webbmötesutrustningen finns på plats har förmedlats via intranätet.
- En snabbguide med kort beskrivning av hur konferensutrustningen fungerar och ska användas har tagits fram och finns i alla mötesrum.
"Nu har vi haft möjlighet att använda utrustningen under en längre tid. Nästa steg blir att utveckla framför allt semidigitala möten så att de blir ett riktigt bra alternativ till resor i tjänsten."
Åsa Abrahamsson, hållbarhetssamordnare i Höörs kommun
Tre snabba
- Gör en marknadsanalys – utvecklingen av webbmötesutrustning går snabbt.
- Fundera på om ni har rätt program för webbmöten – många organisationer använder fortfarande äldre verktyg med färre och sämre funktioner.
- Ta hjälp av proffs vid installation. Det sparar mycket tid.
verktyg
Här finns verktyg som använts för att genomföra arbetsmetoden.