Miljökrav på inbäddade transporter
Arbetsmetod i Lund: Serviceförvaltningen i Lunds kommun har tänjt på gränserna för hur skarpa miljökrav man kan ställa på fordon och drivmedel i upphandlingar där transporter är inbäddade i köpet av en vara eller utförandet av en tjänst.
Arbetet steg för steg
- Leta goda exempel. Genom samarbetet i Fossilbränslefria kommuner 2.0 kunde projektledarna ta del av förfrågningsunderlag och marknadsundersökningar från en liknande upphandling som nyligen gjorts av Helsingborgs stad.
- Undersök marknaden. Man ringde upp tre av serviceförvaltningens nuvarande entreprenörer inom el, tele och data för att undersöka deras möjligheter att möta önskade krav på miljöklassning av fordon samt fossilfria drivmedel. Om tid inte hade varit en avgörande faktor för projektet hade rundringningen gärna fått ersättas eller kompletteras med fysiska möten för att kunna gå mer på djupet kring entreprenörernas förutsättningar.
- Formulera krav för en skarp upphandling. Svaren från undersökningen visade på att det inte skulle vara några problem för entreprenörerna att leva upp till miljöklass Euro 6 för fordonen. De trodde sig också kunna möta kraven på fossilfritt bränsle, men här fanns en större osäkerhet. I det upphandlingsdokument som nu togs fram var miljökravet på drivmedel därför utformat som en trappa i två steg. Vid avtalsstart förväntades minst 50% av fordonen drivas med fossilfritt bränsle och vid en förlängning skulle alla fordon vara fossilbränslefria.
Alla anbud klarade miljökraven
Under upphandlingen inkom totalt sex anbud. Av dessa kunde fem leverantörer uppfylla upphandlingens krav i sin helhet. Det sjätte anbudet förkastades med hänsyn till andra krav relaterade till uppdraget än de som ställts på hållbara transporter.
”Ett medskick till andra kommuner är att undersöka hur marknaden ligger för att kunna formulera tuffa, men rimliga, krav.”
Elin Dalaryd, miljöstrateg på Lunds kommun
Gav ringar på vattnet
Processen har gett ringar på vattnet inom kommunen. Inför en senare upphandling gällande service av brandsläckare gjordes en liknande undersökning av marknaden. Resultatet visade på en mindre mogen marknad än i föregående fall. Kommunen valde då att inte formulera några skarpa krav på fossilfrihet. I stället erbjöd man ett mervärde till entreprenörer som kunde köra på el, vätgas eller biogas alternativt andra fossilfria drivmedel senast sex månader efter avtalets början fram till uppdragets slut.
Markentreprenad, som har hand om bil- och cykelverkstad, tog också inspiration av förfarandet. För att ta reda på om det var möjligt att få reservdelar levererade fossilfritt genomförde man en RFI (Request for information) där man fick skriftlig återkoppling på sina föreslagna miljökrav från leverantörer. Kravformuleringen var direkt hämtad från ett underlag som Malmö stad tagit fram inom ramen för projekten Cirkulära Skåne och Fossilbränslefria kommuner 2.0.
Ett startskott för skarpare miljökrav
Även om el-, tele- och datatjänster omfattar en förhållandevis liten del av de varor och tjänster som kommunen köper in så ses den utförda upphandlingen som ett viktigt startskott för hur konkreta och allt skarpare miljökrav kan komma att utformas i framtiden.
Serviceförvaltningen kommer att använda sig av proceduren med marknadsundersökning och successivt höjda kravnivåer i alla kommande upphandlingar av ramavtal på entreprenader.
Tre snabba
- Håll ett öra mot mark(nad)en. Era krav på hållbara transporter behöver vara tuffa, men inte ouppnåeliga. Ta reda på vilken grad av förändring som är görbar för entreprenörerna.
- Trappa upp stegvis. Ge entreprenörerna möjlighet att ställa om under kontraktsperioden genom att avtala om en successiv ökning av andelen fossilfritt.
- Följ upp! Om ni inte kontrollerar att entreprenörerna efterlever era krav kan seriösa aktörer bli lidande.
Verktyg
Här finns de verktyg som använts för att genomföra arbetsmetoden.