Ökad tillgänglighet till delade fordon
Arbetsmetod i Lund: Ökad tillgänglighet till delade fordon, minskat antal tjänstebilar och fler tjänsteresor på cykel — hur går den ekvationen ihop? Fråga Lund som efter ett systematiskt och strategiskt arbete innefattande såväl innovativa tekniska lösningar som nudging nu närmar sig målet att alla kommunens fordon delas i flexibla fordonspooler och att allt fler tjänsteresor sker till fots eller på cykel.
Vi kom tidigt fram till att fordonspooler är den mest effektiva lösningen både ekonomiskt och ur klimatsynpunkt. Genom att arbeta med slutna pooler, där enheterna behåller sina egna fordon men delar dem mer sinsemellan, och öppna pooler som är tillgängliga för alla medarbetare kan vi både förespråka och uppmuntra medarbetare till färre, mer eftertänksamma och planerade resor. Och fordonen vi har används mer.
Det är viktigt att göra en tydlig kostnadsmodell när en pool startas. Räkna med att det tar ett tag innan poolen kommer igång. Någon avdelning måste alltid stå för risken om poolerna inte används fullt ut i början. På sikt kommer den ge bästa möjliga nytta för skattekronorna.
Digitala körjournaler har varit ett viktigt underlag i det strategiska arbetet. Vi kan följa upp användning, sträckor, drivmedel och har underlag för att motivera om ett nytt fordon ska köpas in eller inte. De är även ett hjälpmedel för att planera laddplatser för både elcyklar och elbilar. Pappersjournaler är omständliga både för användarna och som analysunderlag, dessutom fylls de inte alltid i korrekt.
Se över bokningssystemet. Det behöver vara smidigt för användarna och dessutom ge möjlighet att styra resandet när alla transportslag ingår. I Lund föreslås alltid gång eller cykel för resor upp till fyra kilometer och vi ser en stor och ökande efterfrågan på våra elcyklar.
”Vår målbild är att alla fordon ska vara i en pool. Vi har långt kvar men vi arbetar mot den målbilden. Det finns fortfarande fordon som behöver vara knutna till en medarbetare eller en mindre grupp medarbetare.
Våra öppna pooler är ett viktigt argument när det kommer önskemål från verksamheten om att köpa in nya bilar. Efter en behovsanalys kan vi så gott som alltid visa att behovet kan fyllas av fordonen i våra befintliga pooler.”
Viktiga steg i processen
- Under 2021-2022 har tre nya fordonspooler skapats. Från början var tanken att poolerna skulle vara knutna till en förvaltning men under projektets gång utökades målsättningen till att de nya poolerna skulle vara öppna för alla medarbetare i kommunen.
- Transportbehovet undersöktes genom att ta fram data på antal körda mil i tjänsten och körsträckor på bilarna som var knutna till förvaltningen som poolen från början var tänkt att vara knuten till. Undersökningen visade ett transportbehov om ca 1 350 mil med befintliga bilar och 2 800 mil med egen bil i tjänst.
- Nya parkeringar lokaliserades i tre av kommunens parkeringsbolags centralt belägna parkeringshus. Avtal tecknades för 8 parkeringsplatser, fler än vad som egentligen var nödvändigt. Men då möjligheten fanns, blev målet i stället att kunna öppna upp pooler för samtliga medarbetare i kommunen och på sikt kunna effektivisera bort fler verksamhetsspecifika fordon.
- Lokalisering i offentliga garage gjorde att en ny keyless lösning behövdes och vi hittade en som kunde kopplas till det befintliga bokningssystemet. Systemet fanns inte att köpa i sin helhet utan behövdes kopplas ihop med det befintliga bokningssystemet. Det behövdes också tas fram ett kopplingsschema för våra olika fordonsmodeller. Lanseringen av poolerna blev försenad då flera tekniska utmaningar uppstod i detta skede. Bland annat gick det inte att koppla förbi det avancerade låssystem som nya bilar har på vissa av fordonen som var tänkta till poolen.
- Inför lanseringen av de nya poolerna och nyckelsystemet uppdaterades även användarmanualen, information på kommunens intranät och andra beskrivningar. Ny information togs fram till de olika berörda målgrupperna. Kanaler för information var bland annat nyhetsbrev, intranät och möten. Mobilitetsservices kundtjänst finns alltid tillgängliga under arbetstid och stöttar i allt från bokning till upplåsning.
- Parallellt med att utveckla lösningen för att starta nya pooler pågick också ett arbete med att titta på vilka fordon som inte längre behövde vara verksamhetsspecifika och vilka fordon som behövdes införskaffas till de nya poolerna. Det fortsatta arbetet blir att försöka koppla fler medarbetare och arbetsplatser till de nya poolerna och även att inkludera cyklar i alla pooler. Vi kommer även att jobba vidare med slutna pooler för att försöka få större arbetsplatser att ansluta sina fordon till poolerna.
”Vår kundtjänst på mobilitetsservice ger full assistans till medarbetarna om de stöter på problem vid bokningen eller när någon får ändrade planer och behöver förlänga sin resa. De är en mycket viktig pusselbit i vårt arbete. När de nya poolerna lanserades var de ute på förvaltningarna och informerade för att hjälpa alla att komma igång.”
Åse Dannestam, enhetschef mobilitetsservice, Lunds kommun
Fyra snabba
- Bilpooler ger en direkt återkoppling till verksamheten om vad varje resa kostar, vilket kan minska antalet resor.
- Beräkna ordentligt med tid för de tekniska lösningarna. I Lund skulle vi ha sparat mycket tid om vi hade haft mer dialog med leverantören av Keyless kring vilka fordon som fungerar bäst för detta system. Men fastna inte i problemen! Det dyker alltid upp något oförutsägbart, utgå från det.
- Involvera nyckelaktörer i arbetet, som enheter med egna fordon eller medarbetare som har stort behov av poolerna.
- Börja med en bilpool, utbyggnaden blir mycket enklare därefter när körjournaler, bokningssystem och så vidare finns på plats.
Verktyg
Här finns verktyg som använts för att genomföra arbetsmetoden.
Annat relaterat material
Fakta
I Lund har Serviceförvaltningen det övergripande ansvar för de kommunanställdas tjänsteresor.
2016 startades ett mobilitetsprojekt för att skapa en hållbar och kostnadseffektiv fordonsflotta. Verksamheten har nu övergått till permanent verksamhet i Mobilitetsservice.
Idag finns fem fordonspooler med både bilar och cyklar varav fyra är öppna för samtliga medarbetare i kommunen. För resor upp till fyra kilometer är gång och cykel första alternativ i bokningssystemet.