Gå direkt till innehåll
Logga fossilbränslefria kommuner

Resepolicy för minskade utsläpp

Arbetsmetod i Malmö: Hur får man 27 000 medarbetare i 13 olika förvaltningar att resa i tjänsten på ett hållbart, säkert och kostnadseffektivt sätt? Malmö angrep frågan brett när de tog fram en ny resepolicy. Förankring och kommunikation har genomsyrat arbetet. Numera ersätts inga resor kortare än fem kilometer i privat bil och för resor mellan Malmö och Stockholm gäller tåg. Och det är inte bara en resepolicy utan lika mycket en mötespolicy.

Analysera vanor

Gör en grundlig analys av verksamheten och låt den processen ta tid. Hur ser resvanorna ut på olika avdelningar? Vilka reser i tjänsten? Vilken typ av resor är vanligast? Hur används tjänstefordonen, hur ser resmönstren ut? Vi hade en ambitiös resepolicy sedan tidigare, en viktig fråga inledningsvis var också att ta reda på varför den inte följdes.

En bred projektgrupp

Det är viktigt att få med så många perspektiv som möjligt då Malmö är en stor kommun. Vår breda projektgrupp med medarbetare från HR- och ekonomiavdelningarna på stadskontoret och från miljö- respektive serviceförvaltningen var nödvändig för att komma fram till något som fungerar.

Miljöförvaltningen var starkt drivande med kunskap om klimat och resande. Serviceförvaltningen kunde avgöra vad som är möjligt för oss att genomföra då de har många i sin organisation som kör olika typer av fordon och har beredskap olika tider på dygnet. Stadskontoret har tagit hand om relationer mellan olika förvaltningar, de avtalsmässiga delarna och stämt av med politiken.

 

Både nytt sätt att resa och pendla

Detta arbete handlar om att förändra kulturen kring hur vi ser på tjänsteresor. I Malmö ser vi tecken på att vi har kommit en bra bit på vägen. 

Parallellt med resepolicyn fattades beslut om att erbjuda alla medarbetare förmånscyklar. De första upphandlingar är gjorda och över 2 000 cyklar har beställts varav en stor andel är lådcyklar. Det har utvecklats ett nytt sätt att resa även till och från arbetet där lådcykeln ersätter bilen för att köra barn och varor.

”Det är viktigt att arbetet får ta tid. Vi har verkligen vridit och vänt på olika skrivningar och funderat kring hur saker kan tolkas. Det har varit många lärorika diskussioner. Och vi var nöjda när vi väl landade i vad vi skulle lägga fram för förslag.”

Ann Peter, Travel manager, Malmö stad

Arbetet steg för steg:

  1. Uppdrag i budgeten 2019 till stadskontoret, miljöförvaltningen och serviceförvaltningen att se över den befintliga resepolicyn som ett led i Malmös arbete att bli en klimatneutral stad. En arbetsgrupp bildades med medarbetare från stadskontoret, miljöförvaltningen och serviceförvaltningen.

  2. Nuläget analyserades med en genomgång av statistik och intervjuer med förvaltningarna. Resultatet sammanställdes i en rapport som även innehöll förslag på inriktning för den nya policyn. Problemområden identifierades, till exempel att digitala möten upplevdes som oerhört komplicerade, privata bilar kördes mycket i tjänsten och det förkom många flygresor mellan Malmö och Stockholm. Resultatet av analysen lämnade direkta avtryck i förslaget på fortsatt arbete som godkändes av kommunstyrelsen årsskiftet 2019/2020.

  3. Förslaget bearbetades vidare. Den planerade resvaneundersökningen fick dock skjutas fram på grund av pandemin. Fler intervjuer med förvaltningarna gjordes som också var ett första steg i förankringen av de nya förslagen. En omvärldsanalys genomfördes där både arbete i andra kommuner och större organisationer studerades. Flera förslag utreddes juridiskt och ekonomiskt som till exempel möjlighet att få alternativ kompensation vid tjänsteresor och kollektivtrafik som förmån.

  4. Förslaget på ny mötes- och resepolicy var därefter på remiss i alla nämnder. Små modifieringar gjordes efter remissrundan. Några formuleringar skärptes, andra mjukades upp.

  5. Den nya mötes- och resepolicyn antogs av kommunfullmäktige 2021 och gäller för alla förvaltningar och kommunala bolag.

  6. Policyn lanserades med en omfattande kommunikationskampanj bestående av bland annat filmer, foldrar, affischer och ett spel. Det bestämdes tidigt att policyn skulle vara kort, tydlig och lättillgänglig med huvudbudskapet: Välj digitalt möte i första hand om du kan. Res bara om du måste. Och måste du resa ska det vara på det mest hållbara sättet. Under våren 2022 genomfördes den tidigare planerade resvaneundersökningen och kännedomen om den nya policyn bland de som reser i tjänsten var hela 65 procent.

  7. I arbetet med den nya policyn ingick även att ta fram en plan för hur den skulle följas upp och utvecklas. En tjänst på deltid som Travel manager inrättades. Nu pågår bland annat arbete med att ta fram statistik på förvaltningsnivå och översyn av upphandlingar av reseleverantörer och parkeringsförmåner. En ny resvaneundersökning är planerad om två-tre år.

"Kännedomen om Malmös tidigare policy var låg och det ville vi verkligen förändra. Det behövs kreativ kommunikation för att nå ut och skapa förståelse."

Ann Peter, Travel manager, Malmö stad

Tre snabba

  1. Det behövs en strukturerad uppföljning och det går alltid att bli bättre på att se vad man inte fångar i dagsläget. Vad är viktigt att du mäter?

  2. Omvärldsbevaka och titta på vad andra kommuner och större organisationer har gjort. Vad kan du plocka till dig av deras arbete?

  3. Förankra och kommunicera. Jobba med förankringen både politiskt och på tjänstemannanivå. Fortsätt kommunicera policyn även när den är antagen.

Verktyg

Här finns verktyg som använts för att genomföra arbetsmetoden.